In Archie Systeembeheer op de tab [Systeembeheer] vindt u de volgende systeeminstellingen:
Standaard landcode
Hier geeft u het land op waarin u met Archie werkt. De landcode is standaard “NL”. Dat wil zeggen dat het Nederlandse formaat voor de invoer van de postcode wordt gehanteerd en dat de landnaam “Nederland” niet op het etiket geplaatst wordt als u Archie etiketten laat maken voor binnenlandse adressen. U kunt in [Beheer] (Tabellen – Organisaties – Landen) per land aangeven wat het postcode formaat is.
Taal Systeembeheer
In dit veld geeft u op in welke taal Archie Systeembeheer wordt getoond. De individuele Archie gebruikers kunnen binnen Archie zelf voor een taal kiezen via [Beheer] (Account).
Respons Analyse
Als Archie gebruikers activiteiten archiveren kan daarbij respons opgegeven worden. Op deze respons kunnen binnen Archie diverse analyses gemaakt worden, dit kan o.a. op datum. In dit veld stelt u in of de respons opgeslagen moet worden met de initialen en de datum van de gearchiveerde activiteit of met de datum van opslag en de initialen van de gebruiker die de respons opslaat. Dit is van belang voor de [Analyse] (Campagnes – Respons).
Kleur bestandsdirectory
Hier kunt u de database met een kleur “merken”. De door u gekozen kleur komt in Archie onderin het scherm terug in de vorm van een gekleurde lijn onderin het scherm. Dit is handig als u met meerdere databases werkt. Zo kunt u in één keer zien in welke database u zich bevindt.
PTT Adrescontrole
Wanneer u gebruik maakt van de postcodemodule kunt u in dit veld aangeven of elk adres van een relatie dat toegevoegd of gewijzigd wordt, gecontroleerd moet worden met het adres van de postcodedatabank. Als u dit veldje uit zet, dan zal het adres alleen gecontroleerd worden wanneer u een relatie toevoegt en niet na het wijzigen van een adres.
IMPORT merge veld vullen met
In dit veld kunt u <R17> of <R19> t/m <R25> opgeven. Dit zijn de 8 vrije velden op het relatiescherm. Als u regelmatig relaties importeert vanuit een andere database, bijvoorbeeld om adresgegevens identiek te houden of om omzetgegevens bij te werken, kunt u dat doen door één van de vrije velden te gebruiken voor een uniek gegeven dat in beide databases voorkomt, bijvoorbeeld een debiteur- of klantnummer.
Als u het import merge veld vult bij een organisatie controleert Archie of het mergeveld met een uniek gegeven is gevuld. Als dat niet het geval is moet u dat alsnog vullen met iets unieks.
Vul dit veld alleen in als u daadwerkelijk van plan bent te gaan mergen met een ander bestand.
Import/exportdirectory
Met Archie kunt u gegevens importeren en exporteren.
Archie raadpleegt het invoerveld voor de Import/export directory, zodat bekend is waar de gegevens standaard moeten worden geplaatst.
Archie gebruikers met een algemene autorisatie [4] kunnen de standaard import/export directory zelf wijzigen in Archie via [Beheer] (Opties – Algemeen).
Attachments
In Archie kunt u bestanden koppelen aan uw relaties, activiteite, sales, helpdesk etc… Als u in Archie een bestand koppelt kunt u kiezen of het attachment verplaatst moet worden naar de attachments map van Archie. Als u daarvoor kiest wordt in de directory die u hier instelt nog een map gemaakt (indien nog niet aanwezig) met als naam de extensie van de attachment. In die map wordt het bestand geplaatst.
Als u met Archie werkt in de cloud moet u de knop “MFCP Remote” aanzetten. U moet er dan wel voor zorgen dat AMEE bij deze bestanden kan. De server waar AMEE op draait moet volledige toegang hebben tot de map waar de attachments worden opgeslagen. Dit kan bijvoorbeeld zijn “\\fileserver\archie\MFCP”. In “aeAMEE.ini” moet een extra sectie opgenomen worden, bijvoorbeeld:
[MFCP]
UseMultipleConnections=1
ConnectionCount=1
Connection_addr_0=95.170.79.53
Connection_Port_0=35001
De database identifier is niet nodig.
Wanneer een bestand wordt geopend, wordt dit via Archie door AMEE automatisch gedownload en op uw lokale schijf geplaatst. Dit gebeurt in de directory ArchieAttachments in de TEMP directory zoals opgegeven in de omgevingsvariabelen van Windows (bijvoorbeeld: %USERPROFILE%\Local Settings\Temp). Ongewijzigde bestanden blijven daar maximaal vijf dagen staan. Daarna worden ze automatisch door Archie opgeruimd. Als u het bestand wijzigt, wordt het bestand, nadat u het opgeslagen heeft, automatisch teruggeschreven naar de server. Dit zal alleen gebeuren als Archie actief is. Als Archie niet actief is worden de gewijzigde bestanden pas geüpload naar de server als u Archie weer opstart. Meestal wordt dit ingesteld door de Archie installateur.
De maximale bestandsgrootte van een attachment geeft aan hoe groot een bestand mag zijn in MB’s. Dit is om te voorkomen dat een gebruiker te grote bestanden upload waardoor het systeem mogelijk te traag zou worden.
MS Sharepoint
U kunt ook attachments koppelen die zich in MS Sharepoint bevinden. De MFCP remote knop laat u dan uit. Vervolgens maakt u een drive-mapping naar de Sharepoint gedeelde documenten.
Bijvoorbeeld: Maphttp://www.xsolive.com/shared documents/naar drive Z:
Koppel nu de documenten op drive Z:. Laat de documenten daarbij op de huidige locatie staan.
Smartsearch
Smartsearch zoekt standaard in namen van contacten en organisaties. Hier kunt u instellen dat Smartsearch ook moet kunnen zoeken in de zogenaamde Vrije velden. Bij het instellen van Smartsearch moet u de overweging maken of de rubrieken die u hier aanzet ook daadwerkelijk van belang zijn om op te kunnen zoeken. Door op meer velden te zoeken duurt het indexeren van de database door de zoekmachine ietsjes langer.
Automatische zoekcode
Hier kan men opgeven dat Archie automatisch een zoekcode moet genereren als er in Archie een nieuwe relatie wordt toegevoegd. De code bestaat uit de eerstex posities van de organisatienaam en de eerstey posities van de plaats plus een volgnummer. U hoeft dan zelf geen zoekcode te bedenken en in te voeren. Een zoekcode is een verkorte naam die vaak zichtbaar is in de overzichten.
Bij toevoegen E-mailadres
Bij een e-mailadres kan aangegeven worden dat dit adres niet in E-mailingen mag worden meegenomen. U kunt het e-mailadres uiteraard wel gebruiken om 1 mailtje te verzenden. Met de switch “geen E-mailingen” kunt u ervoor zorgen dat een nieuw e-mailadres automatisch de juiste setting krijgt.
Hier kan ingesteld worden of bij het toevoegen van een e-mailadres Archie automatisch vraagt op welke manier de klant Opt-in/Opt-out kenbaar heeft gemaakt (bijvoorbeeld Via internet, mondeling etc…). Opt-in betekent dat de klant toestemming heeft gegeven om te mailen via dat adres. Opt-out betekent geen toestemming.
Brievenbestanden
Elke nieuwe brief die met de tekstverwerker van Archie gemaakt wordt, krijgt automatisch een volgnummer toegekend. Voor elk brievenbestand, het algemene en die van de diverse afdelingen, zijn er volgnummers. Deze volgnummers kunt u hier op een bepaalde beginwaarde zetten. Het volgnummer van een brief kan opgenomen worden in een lay-out, zodat dit afgedrukt kan worden.
Verder worden de diverse brievenbestanden gebruikt om informatie af te schermen voor andere gebruikers. Iedereen heeft toegang tot het algemene brievenbestand. Per Archie gebruiker kan aangegeven worden welke van de overige 10 brievenbestanden gebruikt mogen worden. Als een brief verstuurd en opgeslagen wordt in de Correspondentie van de relatie, dan zullen alleen gebruikers, die toegang hebben tot het brievenbestand waarin die brief gemaakt is, de brief kunnen zien.
Als een e-mail vanuit MS Outlook wordt opgeslagen in de Archie Correspondentie kan daarbij ook het brievenbestand opgegeven worden, zodat ook vertrouwelijke e-mails afgeschermd kunnen worden.
Application Programming Interface
Dit is adres van de Archie Web-app. Dit wordt meestal tijdens de installatie van Archie ingevoerd. Als het veld leeg is en u niet weet wat u hier moet invullen kunt u de Archie support bellen.
Systeemlog
Hier geeft u op hoe lang logmeldingen aanwezig moeten blijven in het logbestand.
